Cuál es el proceso y destino de los expedientes judiciales archivados en Necochea

En diciembre se eliminarán más de 1000, con una metodología que la mayoría desconoce

La mayoría de la población desconoce qué es lo que ocurre con los expedientes judiciales que se inician, ya sea en el fuero civil o penal, a pesar de que es sabido que tarde o temprano deben ser destruidos, por lógicas cuestiones de espacio físico. El proceso de guardado, los cuidados, los periodos de guarda y los métodos de destrucción, son temas que deberían ser muy importantes y conocidos cuando se trata de datos personales que habitualmente son sensibles para las personas implicadas. Sin embargo, poco se difunde de estos temas que, incluso, ni los propios abogados que ejercen en el Departamento de Judicial de Necochea terminan de conocer en su totalidad.

Por ejemplo, para el día 28 de diciembre, a las diez de la mañana, está prevista una destrucción de un total de 1.003 expedientes que han sido iniciados entre 1989 y 2017, por tener plazos de guarda ya vencidos. Los mismos pertenecen al Juzgado en lo Correccional Nº 1, al Tribunal en lo Criminal Nº 1 y al extinto Juzgado de Transición Nº 1.

Ejemplar

Este trabajo, al igual que el proceso de guardado, corresponde al Archivo Departamental Necochea, que supo ubicarse por mucho tiempo en la avenida 59 y calle 52, pero desde julio del año 2020, tras un juicio de desalojo, se encuentra en la avenida 75 al 2920, frente a un supermercado mayorista. Allí también se encuentra Arquitectura y Desechos Tecnológicos.

La persona que se encuentra a cargo del Archivo, desde el año 2012, es José María Fernández, quien atentamente recibió a Ecos Diarios para ampliar detalles de la labor que se desarrolla en el lugar, al que le ha destinado muchas horas de trabajo, recibiendo felicitaciones desde la Suprema Corte bonaerense y siendo catalogado un modelo a imitar por otros Departamentos Judiciales de la región, ya que ha reducido a la mitad la cantidad de expedientes, luego de un largo proceso de clasificación y ordenamiento.

Incluso, antes de que Fernández entre como jefe, no se habían hecho procesos de destrucción y se remitían pocos expedientes, por lo que el Archivo comenzó a engrosarse y depurarse al mismo tiempo desde el 2012.

El Archivo local cuenta con dos partes: la administrativa, que está en el primer piso, y el galpón donde se guardan todos los legajos, que antiguamente eran carpetas atadas con un hilo, pero hoy son cajas donde se guardan los expedientes para una mejor conservación. Allí se reciben dos tipos de expedientes, unos que son para conservar y otros para destruir, algo que está regulado por el acuerdo 3397 del año 2008.

En cuanto a los plazos de guarda, en la mayoría de los casos es por diez años, aunque hay algunos puntuales que son por 20 y otros por cinco. En materia penal, el plazo comienza a contar desde que se dicta el acto resolutivo de la causa, pero en materia civil, contencioso administrativo, laboral o de menores, es desde que el expediente es remitido al Archivo.

Por eso, hay casos de expedientes que están muchos años en un Juzgado, habiéndose cumplido el plazo de guarda que debería tener, pero recién allí se remite al Archivo, quedando guardado otros diez años más, lo que sería innecesario si ese trabajo se hiciera a tiempo.

Hacia lo digital

“Los Juzgados Civiles y Comerciales recién ahora están empezando a remitir al Archivo los expedientes de conservación prolongada, porque muchas veces los plazos se cumplen en los mismos juzgados por no ser remitidos. Hay muchos que ya estarían en condiciones de pasar al Archivo pero como no hay personal y hay trabajo acumulado en los Juzgados, se hace muy lento”, explicó José María Fernández, que contó también que en el 2012 se acordó que las causas paralizadas con plazos de guarda cumplidos pueden ser incluso eliminados por los propios juzgados, ya que al Archivo solo se envían las terminadas y no las que están en trámite.

En un principio, los expedientes fueron todos físicos al 100%, aunque en los últimos años se empezaron a hacer de manera mixta, con una parte física y la otra digital. “Todavía no vienen los expedientes totalmente digitales, porque no hay resolución de la Corte sobre cómo se va a definir en ese caso. El acuerdo actual solo habla de expedientes físicos o mixtos”, explicó el jefe del Archivo.

Proceso de destrucción

En el Archivo hay al día de hoy 2.128 legajos, que son, aproximadamente, la misma cantidad que se ha destruido en la última década, ya que desde el 2012 hasta la fecha se han eliminado 15.760 expedientes, que son 2.216 legajos o cajas.

“Habiendo tanta cantidad, si no sos prolijo para trabajar, sería imposible encontrarlos. Por eso tenemos carpetas con los legajos ordenados por fecha de destrucción”, señaló José María Fernández.

Las destrucciones se hacen cada seis meses en un celoso proceso, que ha sido destacado a nivel provincial e imitado por otros Departamentos, ya que desde la Corte se pide especialmente que el papel sea reciclado. No obstante, a nivel local han ido más allá del simple reciclaje.

En un principio, comenzaron donando el material al taller protegido Todo Para Ellos, aunque hoy se cambió a la asociación Pictogramas.

“Como no tenemos trituradora, se me ocurrió hablar con la papelera Río Quequén, llevar el papel ahí y reciclarlo en ese mismo momento, tirándolos a unos piletones donde se tornan ilegibles y después terminan siendo cartón. Para eso, antes se pesa el camión vacío y se vuelve a pesar lleno, para saber la cantidad de papel que se está donando a la institución a la que le llega el dinero después”, indicó el jefe del Archivo.

Los que no se rompen

Claro que también hay excepciones, ya que desde el Departamento Histórico de la Suprema Corte de Justicia antes de cada destrucción viajan a Necochea para hacer una selección de aquellos expedientes que deben conservarse. Los motivos para la guarda especial van más allá de lo jurídico. Por ejemplo, por tener algún valor histórico, cultural o por ser una causa de importancia especial para la ciudad por las repercusiones que tuvo.

Al día de hoy, han sido seleccionados 705 expedientes, que están guardados en un lugar separado.